Fachartikel: Effizienter Produktionsvorgang unter Einsatz der digitalen Lieferantendokumentation

Durch den Boom, den der deutsche Anlagen- und Maschinenbau erfährt, müssen sich Unternehmen einiges einfallen lassen, um dem Mitbewerb voraus zu sein und zukunftssicher zu agieren.

Neben großen Auftragsvolumen sind auch umfangreiche Dokumentationsanforderungen zu erfüllen, die sich aus vertraglichen und rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben: Eine vollständige Lieferantendokumentation ist die Voraussetzung, um Projektabnahmen fristgerecht abschließen zu können.

So müssen für jedes Bauteil einer Pumpe zusätzlich zu den projekt- und produktspezifischen Dokumenten auch Sicherheitsunterlagen, Garantien, Zertifizierungs-, Zulassungs- und Genehmigungsdokumente oder Wartungsmanuals bereitgestellt werden. Dadurch kann eine Lieferantendokumentation im Spezialmaschinenbau bis zu mehreren tausend Dokumenten umfassen. Die Übermittlung der Unterlagen erfolgt oft per E-Mail-Anhang oder über Upload-Server. Die unterschiedlichen Kommunikationswege erschweren es den Projektverantwortlichen zunehmend den aktuellen Dokumentationsstand im Überblick zu haben, um zu erkennen, bei welchen Lieferanten die geforderten Dokumentationsleistungen bereits erbracht wurden und wo Handlungsbedarf besteht. Fehlen Dokumente in der Lieferantendokumentation oder sind unvollständig, kann es zu Verzögerungen im Projektfortschritt kommen oder im schlimmsten Fall auch Vertragsstrafen zur Folge haben kann. Darüber hinaus reduziert der Dokumentenaustausch per E-Mail und über diverse Downloadplattformen die Effizienz von Projekten. Eine Übersicht über die Vollständigkeit sämtlicher Dokumentationsbestandteile ist ebenfalls nur schwer beizubehalten.

Zentrale digitale Dokumentation als Informationszentrale

Um auch über Produktionsstandorte und Unternehmensgrenzen hinweg die technische Redaktion im Spezialmaschinen- und Anlagenbau effizient umsetzen zu können, ist eine fehlerfreie und zentrale Dokumentation essentiell. Hierfür eignet sich ein cloudbasiertes System, das effektiv und entsprechend den geforderten Sicherheitsstandards die Anforderungen aller Beteiligten – vom Komponenten- über den Produkthersteller zum Anlagenbauer, zu Behörden und zum Auftraggeber – bedienen kann.

Permanente Verfügbarkeit

Durch die internationalen Rahmenbedingungen, die im Anlagen- und Maschinenbau herrschen, ist die permanente Verfügbarkeit von cloudbasierten Lösungen ein Vorteil. Es kann von jedem Ort und rund um die Uhr an der Erstellung der Lieferantendokumentation gearbeitet und Dokumentenfreigaben bequem per App erledigt werden. Abstimmungen erfolgen Länder und Zeitzonen übergreifend effizient per Workflow. Einzige Voraussetzung ist ein (mobiles) Endgerät mit einem HTML5-fähigen Webbrowser und eine Internetverbindung. Sollte jedoch für eine gewisse Zeit die Internetverbindung nicht verfügbar sein, bieten cloudbasierte Produkte einen offline Modus. Sich „in Bearbeitung“ befindliche Dokumente werden, sobald die Internetverbindung wieder besteht, automatisch in die Lieferantendokumentation zurück synchronisiert.

Lieferantendokumentation in der Praxis

Ein weltweit führender Anbieter von Pumpen, Armaturen und Systemen im Bereich der Gebäudetechnik, Industrie, Wasserwirtschaft, im Energiesektor und im Bergbau setzt auf eine cloudbasierte Lieferantendokumentation und digitalisiert die Prozesse des Beschaffungsvorgangs auch im Hinblick auf die Dokumentation.

Der Beschaffungsvorgang sieht folgendermaßen aus: Der Pumpenhersteller erhält eine Produktbestellung. Die Bestellung geht in SAP ein und wird aufgeschlüsselt in Bestellpositionen mit den dazugehörigen Handelsteilen in die digitale Lieferantendokumentations-Lösung übertragen. Die Maximaldokumentenliste ist bereits in der Lösung hinterlegt, somit müssen die Konstrukteure über die Stückliste nur noch die konkret für die Pumpe benötigten Dokumententypen (Betriebsanleitung, Datenblätter, Anschlussplan, Zertifizierungsbescheinigungen etc.) auswählen. Im nächsten Schritt legt der Pumpenhersteller seine Sublieferanten für die einzelnen Handelsteile fest und beauftragt diese. Bei den Sublieferanten gehen die Komponentenbestellungen im jeweiligen ERP-System (Enterprise Resource Planning) ein. Parallel dazu erhält jeder Sublieferant Zugang zu seiner „Ablage“ im cloudbasierten Lieferantendokumentations-System und kann sämtliche vorgegebenen Dokumentationsbestandteile einpflegen oder auch direkt unter Zuhilfenahme von Dokumentenvorlagen erstellen. Über Dokumentenstatus und automatisierte Workflows werden alle, die Dokumentation betreffenden, Informationen geordnet und nachvollziehbar übermittelt, abgearbeitet und freigegeben, so dass die Produktion der Komponenten ohne Zeitverzögerung anlaufen kann. Der Pumpenhersteller ist schnell und effizient in der Lage den Dokumentationsstand der einzelnen Sublieferanten zu überprüfen und gegebenenfalls korrigierend eingreifen. Von jedem Standort aus, an dem die Pumpe physisch gefertigt wird, kann er die Gesamtdokumentation durch eigene Dokumente ergänzen. Ist die Dokumentation für alle Positionen und Handelsteile vollständig, kann diese, ebenfalls über die Lieferantendokumentation in der Cloud, an den Kunden übermittelt werden. Dazu erhält der Kunde entweder Zugang zur Lieferantendokumentation oder die Dokumentation wird über eine Schnittstelle in ein System des Kunden transferiert.

Fazit

Die besonderen Vorteile der cloudbasierten Variante einer digitalen Lieferantendokumentation liegen in die Geschwindigkeit der Einführung im Unternehmen und der Flexibilität in der Einbindung der Beteiligten entlang der Supply-Chain. Kosten sowie interner Aufwand für den Betrieb und die Wartung von IT-Infrastruktur werden reduziert und planbarer. Der gesamte Erstellungsprozess der Lieferantendokumentation wird transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Verzögerungen durch Missverständnisse in der Kommunikation werden vermieden. Bei der Auswahl von cloudbasierten Produkten sollte allerdings auf Datenschutz und Datensicherheit geachtet werden, Auswahlkriterien dafür sind eine Datenspeicherung in der EU seitens des Anbieters und entsprechende Zertifizierungen.

Autor: Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft.