Ingeniería mecánica y de plantas basada en proyectos: el camino para ahorrar 4.500 horas de trabajo al año

La presión económica que enfrentan los fabricantes de maquinaria e instalaciones alemanes es notoriamente alta. Para defender su posicionamiento global líder, cada vez más proveedores nacionales están recurriendo a tecnologías modernas en el ámbito de la transformación digital. El espectro abarca una sección transversal que abarca desde iniciativas en áreas como Internet de las cosas (IoT) y sus instalaciones y máquinas en red, Industria 4.0 y Smart Factory, así como big data e inteligencia artificial.

Pero esa es solo una cara de la moneda. El sector productivo de la industria de la ingeniería mecánica y de plantas recibe buenas calificaciones en el estudio de IMU “Digitale Transformation im Maschinen- und Anlagenbau” (Transformación digital en ingeniería mecánica y de plantas), pero en lo que respecta a la digitalización en los procesos administrativos, muchas empresas están estar atrasado.

Los procesos que no se han digitalizado en absoluto o solo en un grado inadecuado tienen un impacto particularmente marcado en la gestión de proyectos. Los retrasos conducen inevitablemente a la insatisfacción del cliente y, lo que es más, si no se cumplen las obligaciones contractuales, se generan gastos adicionales innecesarios, como costosas sanciones contractuales. Esta situación es particularmente aguda para plantas de gran escala o maquinaria para fines especiales, que involucran a un gran número de proveedores.

El siguiente caso de estudio ilustra cómo la digitalización inteligente impacta los procesos internos en la industria de la ingeniería mecánica y de plantas.

En busca de la digitalización de un extremo a otro

KSB Group se encuentra entre los principales proveedores de bombas, válvulas y sistemas relacionados de alta calidad. Fundada en Frankenthal en 1871, la empresa cuenta con una plantilla de más de 15.000 personas con presencia activa en todos los continentes.

Antes de implementar la documentación del proveedor basada en la nube, los socios del proyecto y los proveedores de KSB intercambiaban información por correo electrónico y archivos adjuntos. No existía una infraestructura de archivo para todo el grupo que permitiera la administración central. En cambio, la información crítica del proyecto se guardó en varias cajas de entrada o dentro de los sistemas departamentales. Esto vino con su propio conjunto de desventajas: a menudo era muy laborioso y consumía mucho tiempo para los participantes del proyecto localizar cierta información. También fue difícil determinar el estado actual de la documentación requerida.

Esto escaló hasta un punto en el que las sanciones contractuales eran un riesgo real, ya que no era evidente de inmediato que los proveedores no proporcionaran la documentación necesaria. Obtener el control de la situación significó la introducción de elaborados controles manuales, que normalmente exigían mucho tiempo. Por lo tanto, el tiempo dedicado solo al seguimiento de los plazos para recopilar la documentación requerida ascendió a la friolera de 130 horas para cada proyecto.

Ante estos desafíos, KSB decidió implementar una plataforma basada en la nube que fue diseñada para manejar las siguientes tareas:

• Documentación de proveedores administrada de forma centralizada con procesos que son ajustados y transparentes al mayor grado posible
• Conexión al sistema SAP existente para vincular la orden de venta y el número de la orden de compra con la documentación
• Monitoreo automático de fechas límite con una función de recordatorio
• Una herramienta para analizar el desempeño de la entrega del proveedor y la confiabilidad de la entrega a tiempo con el fin de mitigar el riesgo y evitar posibles sanciones contractuales.
• Una interfaz de usuario de vanguardia y facilidad de uso

El objetivo general era integrar mejor a los proveedores en el proceso para que se pudieran llamar su atención sobre los problemas potenciales en una etapa temprana. La nueva solución también tenía que respaldar los esfuerzos de KSB para lograr una presencia más transparente de cara al cliente y ofrecer una imagen más precisa de su propio desempeño.

La realización de objetivos como los definidos por KSB requiere una solución que incorpore todas las funciones deseadas, preferiblemente como parte del producto estándar. Los pilares más importantes de cualquier sistema moderno de documentación de proveedores incorporan los siguientes aspectos:

La documentación digital del proveedor debe basarse en la nube para garantizar una colaboración fluida entre países, empresas y departamentos, integrando a todos los participantes del proyecto a lo largo de la cadena de suministro en un solo sistema.

Toda la información se almacena en una ubicación central en la nube. Con estructuras de archivo claras, visualización de estado y gestión de plazos integrada, todos los participantes del proyecto siempre tienen una visión general completa del estado de la documentación, así como de todas las tareas pendientes y plazos. Además, cada vez que se modifica o publica un documento, ya sea de forma interna o externa, el proceso se puede registrar de forma segura para las revisiones.

Los sistemas modernos de documentación de proveedores están diseñados para permitir que los fabricantes de plantas y máquinas revisen la documentación de sus proveedores de manera eficiente y la consoliden en su documentación total para que cumpla con las normas y directrices. Las comprobaciones de integridad basadas en reglas junto con la gestión automatizada de los plazos garantizan que todas las tareas se completen a tiempo. Esto hace que la engorrosa comunicación de ida y vuelta por correo electrónico sea cosa del pasado.

Una solución digitalizada de un extremo a otro debe tener un editor de procesos gráfico que permita al usuario crear procesos personalizados y entre empresas, preferiblemente sin conocimientos de programación. Esto permite que proveedores y clientes se integren fácilmente en los procesos.

Una vez que se han definido los procesos, se envían recordatorios de fechas límite automáticamente para garantizar que las tareas se completen a tiempo y que no se pasen por alto los plazos y fechas de entrega.

El producto que forma parte de cualquier solución de documentación de proveedor moderna debe tener numerosas interfaces estandarizadas para conectarse a los sistemas ERP (SAP), CRM y PIM existentes de forma predeterminada. Esto elimina la necesidad de mantenimiento manual de datos.

Las plantillas de documentos y los módulos de texto administrados de forma centralizada pueden respaldar y acelerar la creación de la documentación general. Las plantillas de documentos también garantizan una apariencia uniforme. Los módulos de texto listos para usar, que se pueden usar directamente en un programa de procesamiento de texto, ayudan a garantizar la consistencia de formulaciones como las advertencias.

Dado que muchos procesos implican el manejo de datos confidenciales, un modelo de roles y derechos ingeniosamente diseñado combinado con la autenticación de dos factores durante el inicio de sesión debería garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información y los documentos. Esto establece reglas claras sobre quién puede ver, editar, revisar o aprobar qué contenido. El sistema también registra cada acceso a cada documento.

Por último, pero no menos importante, una interfaz de usuario intuitiva basada en la web, que debería estar disponible en varios idiomas, garantiza un alto nivel de usabilidad.

Cómo se beneficia KSB de una solución moderna

Al implementar un sistema de documentación de proveedores basado en procesos basado en la nube, KSB logró alcanzar los objetivos que había definido. Como uno de los requisitos principales, los documentos del proyecto ahora se almacenan de forma centralizada y son accesibles en todo el mundo. Entre otros beneficios, esto significa que todas las partes involucradas en una asignación, incluidos los proveedores, pueden recuperar la última versión de la documentación de acuerdo con sus derechos de autorización. Otra gran ventaja del nuevo sistema es su alto nivel de usabilidad. Un navegador web con conexión a Internet es todo lo que se necesita para utilizar el sistema en todo su potencial.

Christian Strobl, Bombas de adquisiciones operativas y amp; Sistemas Pegnitz KSB SE & amp; Co. KGaA, describe las ventajas de la siguiente manera: “El acceso a la documentación digital del proveedor se puede gestionar de forma flexible. Si agregamos un nuevo proveedor de Chile, por ejemplo, puede iniciar sesión con la misma facilidad que un proveedor de Francia, sin tener que instalar software ”.

Gracias a las cargas masivas inteligentes, también se puede ahorrar una gran cantidad de tiempo al crear la documentación del cliente. La carga funciona de la siguiente manera: los documentos del cliente se renombran automáticamente de acuerdo con las especificaciones de KSB y se asignan a los artículos de pedido relevantes del pedido junto con los comentarios. Anteriormente, estas tareas debían realizarse manualmente.

Las numerosas funciones de colaboración disponibles en la nueva plataforma son otro ejemplo de cómo aumenta la eficiencia y la calidad en la gestión de proyectos. Por ejemplo, los documentos se pueden proporcionar con anotaciones que pueden ser vistos solo por los empleados de KSB o por todos los involucrados.

En otras palabras: con la nueva solución de documentación de proveedores basada en la nube e impulsada por procesos, KSB ahora tiene una plataforma global única para todas las comunicaciones, la gestión de documentos y el procesamiento de documentos con proveedores y clientes.

Autor: Andreas Dangl es el ejecutivo de la unidad de negocio de servicios en la nube de Fabasoft. En esta capacidad, es responsable del posicionamiento estratégico de Fabasoft Cloud. Además, asesora y apoya a empresas de una amplia variedad de industrias con respecto a la implementación de soluciones en la nube.