Ingénierie mécanique et d’usine basée sur des projets: la voie pour économiser 4500 heures de travail par an

03.09.2020
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La documentation des fournisseurs axée sur les processus dans un environnement basé sur le cloud aide KSB, un fabricant de pompes, de vannes et de systèmes associés haut de gamme, à réaliser des gains d'efficacité considérables dans les processus intersociétés.
Ingénierie mécanique et d’usine basée sur des projets: la voie pour économiser 4500 heures de travail par an

Documentation numérique des fournisseurs. (Source de l'image: Tom Werner via GettyImages)

La pression économique à laquelle sont confrontés les fabricants allemands de machines et d'installations est notoirement élevée. Afin de défendre leur positionnement mondial de premier plan, de plus en plus de fournisseurs nationaux se tournent vers les technologies modernes dans le domaine de la transformation numérique. Le spectre couvre un large éventail d'initiatives dans des domaines tels que l'Internet des objets (IoT) et ses installations et machines en réseau, l'Industrie 4.0 et la Smart Factory, ainsi que le Big Data et l'intelligence artificielle.

Mais ce n’est qu’un côté de la médaille. Le secteur de la production de l'industrie de la construction mécanique et des installations reçoit de bonnes notes dans l'étude de l'IMU «Digitale Transformation im Maschinen- und Anlagenbau» (Transformation numérique dans l'ingénierie mécanique et des installations), mais en ce qui concerne la numérisation dans les processus administratifs, de nombreuses entreprises sont être à la traîne.

Les processus qui n'ont pas été numérisés du tout ou qui n'ont pas été suffisamment numérisés ont un impact particulièrement marqué sur la gestion de projet. Les retards mènent inévitablement au mécontentement des clients et, de plus, si les obligations contractuelles ne sont pas remplies, ils entraînent des dépenses supplémentaires inutiles - telles que des pénalités contractuelles coûteuses. Cette situation est particulièrement aiguë pour les grandes usines ou les machines spéciales, qui impliquent un nombre élevé de fournisseurs.

L'étude de cas suivante illustre l'impact de la numérisation intelligente sur les processus internes dans l'industrie de la construction mécanique et des installations.

À la recherche de la numérisation de bout en bout

Le groupe KSB fait partie des principaux fournisseurs de pompes, vannes et systèmes associés de haute qualité. Fondée à Frankenthal en 1871, l'entreprise compte plus de 15 000 collaborateurs et une présence active sur tous les continents.

Avant de mettre en œuvre la documentation des fournisseurs basée sur le cloud, les partenaires du projet et les fournisseurs de KSB ont échangé des informations par e-mail et des pièces jointes. Il n'existait aucune infrastructure de classement à l'échelle du groupe permettant une gestion centralisée. Au lieu de cela, les informations critiques du projet ont été enregistrées dans diverses boîtes de réception ou à l'intérieur des systèmes ministériels. Cela avait ses propres inconvénients: il était souvent très laborieux et long pour les participants au projet de localiser certaines informations. Il était également difficile de déterminer l'état actuel de la documentation requise.

Cela a dégénéré à un point où les pénalités contractuelles constituaient un risque réel puisqu'il n'était pas immédiatement évident que les fournisseurs ne fournissaient pas la documentation nécessaire. Prendre le contrôle de la situation signifiait introduire des contrôles manuels élaborés, ce qui demandait généralement beaucoup de temps. Ainsi, le temps consacré au seul suivi des délais afin de collecter la documentation requise s'est élevé à 130 heures pour chaque projet.

Face à ces défis, KSB a décidé de mettre en œuvre une plateforme cloud conçue pour gérer les tâches suivantes:

  • Documentation fournisseur gérée de manière centralisée avec des processus optimisés et transparents au plus haut degré
  • Connexion au système SAP existant afin de lier la commande client et le numéro de commande avec la documentation
  • Suivi automatique des délais avec une fonction de rappel
  • Un outil d'analyse des performances de livraison des fournisseurs et de la fiabilité des délais de livraison en vue d'atténuer les risques et d'éviter d'éventuelles pénalités contractuelles
  • Une interface utilisateur à la pointe de la technologie et une facilité d'utilisation

L'objectif général était de mieux intégrer les fournisseurs dans le processus afin que les problèmes potentiels puissent être portés à leur attention à un stade précoce. La nouvelle solution devait également soutenir les efforts de KSB pour parvenir à une présence plus transparente face aux clients et fournir une image plus précise de ses propres performances.

La réalisation d'objectifs tels que ceux définis par KSB nécessite une solution qui intègre toutes les fonctionnalités souhaitées - de préférence dans le cadre du produit standard. Les piliers les plus importants de tout système moderne de documentation des fournisseurs intègrent les aspects suivants:

La documentation numérique des fournisseurs doit être basée sur le cloud pour garantir une collaboration transparente entre les pays, les entreprises et les départements, intégrant tous les participants au projet tout au long de la chaîne d'approvisionnement dans un système unique.

Toutes les informations sont stockées dans un emplacement central dans le cloud. Avec des structures de classement claires, un affichage de l'état et une gestion intégrée des délais, tous les participants au projet ont toujours une vue d'ensemble complète de l'état de la documentation ainsi que de toutes les tâches en attente et des délais. En outre, chaque fois qu'un document est modifié ou publié - que ce soit en interne ou en externe - le processus peut être enregistré de manière sécurisée pour les révisions.

Les systèmes modernes de documentation des fournisseurs sont conçus pour permettre aux fabricants d’usines et de machines d’examiner efficacement la documentation de leurs fournisseurs et de la consolider dans leur documentation complète afin qu’elle soit conforme aux normes et directives. Les contrôles d'exhaustivité basés sur des règles ainsi que la gestion automatisée des délais garantissent que toutes les tâches sont terminées à temps. Cela fait du passé les échanges de courriers électroniques fastidieux.

Une solution de bout en bout numérisée doit avoir un éditeur de processus graphique qui permet à l'utilisateur de créer des processus personnalisés et intersociétés - de préférence sans compétences en programmation. Cela permet aux fournisseurs et aux clients de s'intégrer facilement dans les processus.

Une fois les processus définis, des rappels d'échéance sont envoyés automatiquement pour s'assurer que les tâches sont terminées à temps et qu'aucune échéance et date de livraison ne sont ignorées.

Le produit qui fait partie de toute solution de documentation fournisseur moderne doit avoir de nombreuses interfaces standardisées pour se connecter aux systèmes ERP (SAP), CRM et PIM existants par défaut. Cela élimine le besoin de maintenance manuelle des données.

Les modèles de documents et les modules de texte gérés de manière centralisée peuvent prendre en charge et accélérer la création de la documentation globale. Les modèles de document garantissent également une apparence uniforme. Des modules de texte prêts à l'emploi, utilisables directement dans un programme de traitement de texte, contribuent à garantir la cohérence des formulations telles que les avertissements.

Étant donné que de nombreux processus impliquent le traitement de données sensibles, un modèle de rôle et de droits intelligemment conçu, combiné à une authentification à deux facteurs lors de la connexion, devrait garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux informations et aux documents. Cela établit des règles claires quant à qui est autorisé à afficher, modifier, réviser ou approuver quel contenu. Le système enregistre également chaque accès à chaque document.

Enfin, une interface utilisateur Web intuitive, qui devrait être disponible en plusieurs langues, garantit un haut niveau de convivialité.

Comment KSB bénéficie d'une solution moderne

En mettant en œuvre un système de documentation des fournisseurs orienté processus et basé dans le cloud, KSB a réussi à atteindre les objectifs qu'elle avait définis. En tant que l'une des principales exigences, les documents de projet sont désormais stockés de manière centralisée et accessibles dans le monde entier. Entre autres avantages, cela signifie que toutes les parties impliquées dans une mission - y compris les fournisseurs - peuvent récupérer la dernière version de la documentation conformément à leurs droits d'autorisation. Un autre avantage majeur du nouveau système est son haut niveau de convivialité. Un navigateur Web avec une connexion Internet suffit pour utiliser le système à son plein potentiel.

Christian Strobl, Pompes d'approvisionnement opérationnel & amp; Systèmes Pegnitz KSB SE & amp; Co. KGaA décrit les avantages comme suit: «L'accès à la documentation numérique des fournisseurs peut être géré de manière flexible. Si nous ajoutons un nouveau fournisseur du Chili, par exemple, il peut se connecter aussi facilement qu'un fournisseur français - sans avoir à installer de logiciel. »

Grâce aux téléchargements de masse intelligents, il est également possible de gagner beaucoup de temps lors de la création de la documentation client. Le téléchargement fonctionne de la manière suivante: les documents du client sont automatiquement renommés selon les spécifications de KSB et affectés aux postes de commande pertinents de la commande avec les commentaires. Auparavant, ces tâches devaient être effectuées manuellement.

Les nombreuses fonctionnalités de collaboration disponibles dans la nouvelle plate-forme sont un autre exemple de la façon dont elle améliore l'efficacité et la qualité de la gestion de projet. Par exemple, les documents peuvent être fournis avec des annotations qui peuvent être consultées par les employés de KSB uniquement ou par toutes les personnes impliquées.

En d'autres termes: avec la nouvelle solution de documentation des fournisseurs basée sur le cloud et axée sur les processus, KSB dispose désormais d'une plate-forme mondiale unique pour toutes les communications, la gestion des documents et le traitement des documents avec les fournisseurs et les clients.

Auteur: Andreas Dangl est le Business Unit Executive pour les services cloud chez Fabasoft. À ce titre, il est responsable du positionnement stratégique de Fabasoft Cloud. En outre, il consulte et accompagne des entreprises d'un large éventail d'industries dans la mise en œuvre de solutions cloud.

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