Ingegneria meccanica e impiantistica a progetto: il percorso per risparmiare 4.500 ore di lavoro all’anno

03.09.2020
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La documentazione dei fornitori basata sul processo in un ambiente basato su cloud sta aiutando KSB, un produttore di pompe, valvole e sistemi associati di alta qualità, a ottenere notevoli guadagni di efficienza nei processi interaziendali.
Ingegneria meccanica e impiantistica a progetto: il percorso per risparmiare 4.500 ore di lavoro all’anno

Documentazione digitale dei fornitori. (Fonte immagine: Tom Werner tramite GettyImages)

La pressione economica cui devono far fronte i produttori tedeschi di macchinari e impianti è notoriamente alta. Al fine di difendere il loro posizionamento globale di leadership, sempre più fornitori nazionali si rivolgono a tecnologie moderne nel regno della trasformazione digitale. Lo spettro abbraccia una sezione trasversale che va da iniziative in settori come Internet of Things (IoT) e le sue strutture e macchine in rete, Industria 4.0 e Smart Factory, oltre a big data e intelligenza artificiale.

Ma questo è solo un lato della medaglia. Il settore produttivo dell'industria meccanica e impiantistica riceve buoni voti dallo studio IMU “Digitale Transformation im Maschinen- und Anlagenbau” (Trasformazione digitale nell'ingegneria meccanica e impiantistica), ma quando si parla di digitalizzazione nei processi amministrativi, moltissime aziende lo sono in ritardo.

Processi che non sono stati affatto digitalizzati o solo in misura inadeguata hanno un impatto particolarmente marcato sulla gestione del progetto. I ritardi portano inevitabilmente all'insoddisfazione del cliente e, per di più, se gli obblighi contrattuali non vengono rispettati, si traducono in spese aggiuntive inutili, come costose penali contrattuali. Questa situazione è particolarmente acuta per gli impianti di grandi dimensioni o le macchine speciali, che coinvolgono un numero elevato di fornitori.

Il seguente caso di studio illustra come la digitalizzazione intelligente influenzi i processi interni nell'industria meccanica e impiantistica.

Alla ricerca della digitalizzazione end-to-end

Il Gruppo KSB è tra i principali fornitori di pompe, valvole e sistemi correlati di alta qualità. Fondata a Frankenthal nel 1871, l'azienda vanta una forza lavoro di oltre 15.000 persone con una presenza attiva in ogni continente.

Prima di implementare la documentazione dei fornitori basata su cloud, i partner del progetto e i fornitori di KSB si scambiavano informazioni tramite e-mail e file allegati. Non esisteva alcuna infrastruttura di archiviazione a livello di gruppo che consentisse la gestione centrale. Invece, le informazioni critiche sul progetto sono state salvate in varie in-box o all'interno di sistemi dipartimentali. Ciò comportava una serie di svantaggi: era spesso molto laborioso e richiedeva tempo per i partecipanti al progetto individuare determinate informazioni. È stato anche difficile determinare lo stato attuale della documentazione richiesta.

Ciò si è intensificato al punto in cui le sanzioni contrattuali erano un rischio reale poiché non era immediatamente evidente che i fornitori non fornivano la documentazione necessaria. Ottenere il controllo della situazione significava introdurre controlli manuali elaborati, che in genere richiedevano molto tempo. Pertanto, il tempo dedicato al solo monitoraggio delle scadenze per raccogliere la documentazione richiesta è ammontato a ben 130 ore per ogni singolo progetto.

Di fronte a queste sfide, KSB ha deciso di implementare una piattaforma basata su cloud progettata per gestire le seguenti attività:

  • Documentazione dei fornitori gestita centralmente con processi snelli e trasparenti al massimo grado possibile
  • Connessione al sistema SAP esistente per collegare l'ordine di vendita e il numero dell'ordine di acquisto con la documentazione
  • Monitoraggio automatico della scadenza con una funzione di promemoria
  • Uno strumento per analizzare le prestazioni di consegna dei fornitori e l'affidabilità delle consegne puntuali al fine di mitigare i rischi ed evitare potenziali sanzioni contrattuali
  • Un'interfaccia utente all'avanguardia e facilità d'uso

L'obiettivo generale era quello di integrare meglio i fornitori nel processo in modo che potenziali problemi potessero essere portati alla loro attenzione in una fase iniziale. La nuova soluzione doveva anche supportare gli sforzi di KSB per ottenere una presenza più trasparente nei confronti dei clienti e fornire un quadro più accurato delle proprie prestazioni.

La realizzazione di obiettivi come quelli definiti da KSB richiede una soluzione che incorpori tutte le funzionalità desiderate, preferibilmente come parte del prodotto standard. I pilastri più importanti di qualsiasi moderno sistema di documentazione dei fornitori incorporano i seguenti aspetti:

La documentazione digitale dei fornitori dovrebbe essere basata su cloud per garantire una collaborazione continua tra i confini nazionali, aziendali e dipartimentali, integrando tutti i partecipanti al progetto lungo la catena di fornitura in un unico sistema.

Tutte le informazioni sono archiviate in una posizione centrale nel cloud. Con chiare strutture di archiviazione, visualizzazione dello stato e gestione integrata delle scadenze, tutti i partecipanti al progetto hanno sempre una panoramica completa dello stato della documentazione, nonché di tutte le attività e scadenze in sospeso. Inoltre, ogni volta che un documento viene modificato o rilasciato, internamente o esternamente, il processo può essere registrato in modo sicuro per la revisione.

I moderni sistemi di documentazione dei fornitori sono progettati per consentire ai produttori di impianti e macchine di rivedere la documentazione dei propri fornitori in modo efficiente e consolidarla nella loro documentazione totale in modo che sia conforme agli standard e alle linee guida. I controlli di completezza basati su regole insieme alla gestione automatizzata delle scadenze garantiscono che tutte le attività siano completate in tempo. Ciò rende le complesse comunicazioni via e-mail un ricordo del passato.

Una soluzione end-to-end digitalizzata dovrebbe avere un editor grafico di processo che consenta all'utente di creare processi personalizzati e interaziendali, preferibilmente senza competenze di programmazione. Ciò consente a fornitori e clienti di essere facilmente integrati nei processi.

Una volta definiti i processi, i promemoria delle scadenze vengono inviati automaticamente per garantire che le attività vengano completate in tempo e che non vengano trascurate scadenze e date di consegna.

Il prodotto che fa parte di qualsiasi moderna soluzione di documentazione del fornitore dovrebbe avere numerose interfacce standardizzate per la connessione ai sistemi ERP (SAP), CRM e PIM esistenti per impostazione predefinita. Ciò elimina la necessità di manutenzione manuale dei dati.

I modelli di documento ei moduli di testo gestiti centralmente possono supportare e accelerare la creazione della documentazione complessiva. I modelli di documento garantiscono anche un aspetto uniforme. I moduli di testo pronti per l'uso, che possono essere utilizzati direttamente in un programma di elaborazione testi, aiutano a garantire la coerenza delle formulazioni come le avvertenze.

Poiché molti processi comportano la gestione di dati sensibili, un modello di ruoli e diritti concepito in modo intelligente combinato con l'autenticazione a due fattori durante l'accesso dovrebbe garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle informazioni e ai documenti. Questo stabilisce regole chiare su chi è autorizzato a visualizzare, modificare, rivedere o approvare quale contenuto. Il sistema registra anche ogni accesso a ogni documento.

Ultimo ma non meno importante, un'interfaccia utente intuitiva basata sul web, che dovrebbe essere disponibile in più lingue, garantisce un alto livello di usabilità.

Come KSB trae vantaggio da una soluzione moderna

Implementando un sistema di documentazione dei fornitori basato sul processo basato sul cloud, KSB è riuscita a raggiungere gli obiettivi che aveva definito. Come uno dei requisiti fondamentali, i documenti del progetto sono ora archiviati centralmente e accessibili in tutto il mondo. Tra gli altri vantaggi, ciò significa che tutte le parti coinvolte in un incarico, compresi i fornitori, possono recuperare l'ultima versione della documentazione in conformità con i loro diritti di autorizzazione. Un altro grande vantaggio del nuovo sistema è il suo alto livello di usabilità. Un browser web con una connessione Internet è tutto ciò che serve per utilizzare il sistema al massimo delle sue potenzialità.

Christian Strobl, Pompe di approvvigionamento operativo e amp; Sistemi Pegnitz KSB SE & amp; Co. KGaA, descrive i vantaggi come segue: “L'accesso alla documentazione digitale dei fornitori può essere gestito in modo flessibile. Se aggiungiamo un nuovo fornitore dal Cile, ad esempio, possono accedere facilmente come un fornitore dalla Francia, senza dover installare software ".

Grazie ai caricamenti di massa intelligenti, è possibile risparmiare molto tempo anche durante la creazione della documentazione del cliente. Il caricamento funziona nel modo seguente: i documenti del cliente vengono rinominati automaticamente in base alle specifiche di KSB e assegnati alle voci dell'ordine pertinenti insieme ai commenti. In precedenza queste attività dovevano essere eseguite manualmente.

Le numerose funzionalità di collaborazione disponibili nella nuova piattaforma sono un altro esempio di come aumenta l'efficienza e la qualità nella gestione dei progetti. Ad esempio, i documenti possono essere forniti con annotazioni che possono essere visualizzate solo dai dipendenti KSB o da tutte le persone coinvolte.

In altre parole: con la nuova soluzione per la documentazione dei fornitori basata su cloud e basata sui processi, KSB dispone ora di un'unica piattaforma globale per tutte le comunicazioni, la gestione dei documenti e l'elaborazione dei documenti con fornitori e clienti.

Autore: Andreas Dangl è il responsabile della business unit per i servizi cloud presso Fabasoft. In questa veste, è responsabile del posizionamento strategico di Fabasoft Cloud. Inoltre, consulta e supporta le aziende di un'ampia sezione trasversale di settori per quanto riguarda l'implementazione di soluzioni cloud.

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