Achtung vor versteckten Kostenfallen: Mehrwert in der Armaturenbeschaffung zahlt sich aus

Die Beschaffung von Armaturen für Neubau oder Modernisierungen großer Anlagenbauprojekte ist eine komplexe Aufgabe. Neben dem Angebotspreis spielen die Einhaltung detaillierter Spezifikationen, Liefertermine und Dokumentation eine Rolle. Niklas Alms vom Großhändler für Industriearmaturen AVA berichtet, dass seine Arbeit bereits weit vor Bestellabschluss beginnt.

Eine Excel-Tabelle mit bis zu tausend Positionen und ein PDF mit Kundenspezifikationen auf 50, manchmal aber auch 400 Seiten: Auf diese Weise treffen häufig Angebotsanfragen für große Anlagenbauprojekte bei Niklas Alms, Sales Manager bei AVA, ein. „Bevor es dann in die Details einzelner Armaturen geht, kläre ich deshalb zunächst: Wie schnell müssen die Lösungen vor Ort sein?“ Denn der Zeitrahmen hat einen wesentlichen Einfluss auf das weitere Vorgehen.

Oft kann sich das Team von AVA kurzfristig aus dem Lager in Ratingen bedienen. Dort befinden sich nach Unternehmensangaben über 130.000 Industriearmaturen im Gesamtwert von mehr als 18 Millionen Euro, die den deutschen Standardregelwerken und den Spezifikationen von Großkunden aus dem Maschinen- und Anlagenbau sowie der chemischen und petrochemischen Industrie entsprechen. Für die Fertigung individueller, hochspezifischer Armaturen greift man auf ein internationales Netzwerk aus Partnern zurück. „Dann gilt es, die Lieferzeitfenster exakt zu planen. Weil wir unsere Hersteller teilweise schon seit Jahrzehnten sehr gut kennen, weiß ich immer, wer so flexibel ist, ‚just in time‘ in den geforderten Qualitätsvorgaben zu fertigen.“

Liefertermine

Für Kunden spielt es nach Erfahrung von Niklas Alms wirtschaftlich eine große Rolle, dass vereinbarte Liefertermine verbindlich eingehalten werden. „Das hat einen sehr hohen Stellenwert, auch wenn ein Angebot auf dem Papier nicht das günstigste ist“, spricht der Sohn des Geschäftsführers Frank Alms und Enkel des Unternehmensgründers Klaus Alms aus Erfahrung. Ein unsicherer Liefertermin kann nach seiner Aussage ganze Projekte aus dem Gleichgewicht bringen. „Öffentliche Förderungen sind zumeist von bestimmten Fertigstellungsterminen abhängig und im Grunde reicht eine einzige fehlende Armatur, um diesen Termin zu reißen. Dann ist das Geld weg“, schildert er ein Worst-Case-Szenario.

Optionen bei hohem Zeitdruck

Ist der Zeitdruck besonders groß, stehen auch bei herausfordernden Spezifikationen verschiedene Wege offen. „Dann prüfen wir in Abstimmung mit dem Auftraggeber, ob es eine Möglichkeit gibt, die Vorgabe sinnvoll so zu modifizieren, dass doch eine Armatur aus unserem Bestand eingesetzt werden kann.“ Oder: „Manchmal erfüllt eine Armatur aus unserem Lager bereits eine geforderte Zertifizierung, aber die entsprechende Prüfung steht noch aus. Dann befähigen uns unsere vier vollausgestatteten Prüfstände und unsere über 30-jährige TÜV-Partnerschaft, Prüfungen und Zertifizierungen für spezifische Anwendungen inhouse durchzuführen. Das bedeutet für unseren Kunden eine deutlich schnellere Lieferung als bei der spezifischen Fertigung.“

Und schließlich die dritte Option: die Anpassung bestehender Lagerarmaturen bei ASA, dem seit 1984 zur AVA-Gruppe gehörenden Serviceunternehmen für die Herstellung, Modifikation, Wartung und Automatisierung von Industriearmaturen. „Erst kürzlich hatten wir eine Anfrage für Kugelhähne in Standardspezifikation, aber mit einer sehr ungewöhnlichen Oberflächenbeschichtung. Also haben die ASA-Kollegen bei der gesamten Charge die vorhandene Beschichtung entfernt und eine neue in der geforderten Spezifikation aufgebracht.“

Die Spezifikation als lebendes Dokument

Sollen individuelle Armaturen gefertigt werden, prüft AVA die Vorgaben, bevor sie an den Herstellerpartner gehen: „Hand aufs Herz – bei der Angabe der Spezifikationen können sich von Kundenseite leicht Fehler einschleichen, die später teuer zu stehen kommen.“

Im Austausch mit dem Kunden werden dann mögliche Auffälligkeiten identifiziert und Widersprüche geklärt. „Die Spezifikation entwickelt sich so im Projektverlauf immer weiter. Bei größeren Projekten mit mehreren hundert Positionen ist das ein beständig fortlaufender Prozess.“ In manchen Fällen ist AVA nach eigenen Angaben von Beginn an in die Erstellung der Spezifikation eingebunden und bildet mit Ingenieurbüro und Anlagenbauer ein Team bei der Gestaltung eines Anlagenkomplexes.

Fehler früh erkennen

Das gemeinsame Ziel ist, mögliche Fehler so früh wie möglich zu erkennen und zu beheben. Denn je später die Korrektur stattfindet, umso kostenaufwändiger wird es. Bleibt eine Abweichung bis zur endgültigen technischen Abnahme einer Anlage unentdeckt, kann sie schlimmstenfalls nicht wie geplant in Betrieb genommen werden. „Es gibt einige riskante Kostenfallen für Investoren“, sagt Niklas Alms. „Jeder kennt das Bild des Eisbergs, dessen größter Teil unter der Wasseroberfläche liegt. Ebenso ist der sichtbare Preis auf einem Angebot nur die Spitze. Der bedeutend größere Teil – quasi der eigentliche Wert unserer Händlerleistung – offenbart sich erst beim genauen Hinsehen.“

Projektdokumentation

Für die Projektdokumentation betreibt AVA eine eigene Abteilung mit fünf Mitarbeitenden, die projektspezifische Dokumentationen erstellen. Denn: „Die fehlerfreie Doku ist ein unverzichtbarer Bestandteil der jeweiligen Armatur. Ohne korrekte Dokumentation kann eine technische Zulassung oder Abnahme der Anlage nicht stattfinden.“ Dazu gehören Materialprüfungen, wie Festigkeitstests der eingesetzten Werkstoffe, sowie bei aus mehreren Komponenten zusammengesetzten Armaturen eine eigenständige Berechnung für das neu entstandene Bauteil. Auch Herkunftsnachweise für eingesetzte Metalle werden auf Projektebene abgefragt. „Apropos: für die Kontrolle dieser Prüfungen im Herstellungsland und um zu gewährleisten, dass hundertprozentig nach unseren Qualitätsmaßstäben gearbeitet wird, haben wir einen festen Mitarbeiter vor Ort. Er begleitet alle unsere Fertigungsaufträge, inklusive Warenausgangsprüfung, bevor die Teile auf die Reise nach Deutschland geht.“

Nachhaltigkeitsberichterstattung

Über die technische und dokumentarische Absicherung hinaus spielt zunehmend auch das Thema Nachhaltigkeit eine Rolle. Darius Palica ist seit 2024 Sustainability Manager bei AVA; sein Aufgabenbereich bündelt auch die Managementsysteme für Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz. „Bei AVA ist schon sehr früh – deutlich vor der endgültigen Festlegung der EU-Regularien – ganz bewusst die Entscheidung für eine Berichterstattung nach VSME-Standard gefallen“, schildert er. Auf dieser Basis sind seitdem Nachhaltigkeitsberichte mit Kennzahlen für Stakeholder entstanden. „Denn Anlagenbauer werden von ihren Kunden zunehmend nach Corporate-Carbon-Footprint-Daten oder Scope-1- und Scope-2-Emissionen gefragt. Mit unserem Bericht geben wir ihnen lückenlos Antworten auf diese Fragen.“ Palica weiter: „Ich weiß von keinem anderen Händler, der tatsächlich in dieser Form Bericht erstattet.“

Der Armaturenhändler ist Mitglied der Initiative ‚Together for Sustainability‘, einem Zusammenschluss großer Chemieunternehmen zur Bewertung der Lieferkette. In regelmäßigen Audits werden hier Zulieferer unter Nachhaltigkeitsaspekten eingestuft. Bei der aktuellen Beurteilung erreichte AVA nach eigenen Angaben ein Ergebnis von 96 Prozent. Ebenso ist AVA mit der Silbermedaille der Sustainability Intelligence Plattform EcoVadis ausgezeichnet. Damit gehört man nach Unternehmensangaben zu den besten 15 Prozent aller weltweit von der Nachhaltigkeits-Plattform bewerteten Unternehmen. „Das Erreichte macht uns durchaus stolz, zugleich geben uns die Audits auch immer wieder Impulse, wo wir weiter an Verbesserungen im Sinne unserer Kunden arbeiten können. Sich auf einem einmal erreichten Stand auszuruhen, entspricht nicht unserem Selbstverständnis“, beschreibt es Darius Palica.

Fazit

„Am Ende sind es viele Bausteine, die ein Projekt erfolgreich machen. Jeder einzelne von ihnen hat seine Bedeutung, aber erst im Zusammenspiel formen sie das, was den Mehrwert für unsere Partner ausmacht“, resümiert Niklas Alms und zählt auf: „Ein kompetenter, zentraler Ansprechpartner für das komplette Armaturenpaket sowie die Bündelung von Beschaffung, Prüfung, Automatisierung, Logistik und Dokumentation plus hohe Lieferfähigkeit und Terminsicherheit dank stabilem Netzwerk.“